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Guest Post Monica Godinho

7 Dicas Para Utilizar O Excel De Forma Prática e Rápida

Você quer saber dicas para utilizar Excel melhor e não sabe onde achar? Então calma que neste artigo daremos dicas de como você pode melhorar seu desempenho com o programa.

A ferramenta é uma das mais usadas dentro de empresas e até mesmo na rotina comum. Ela é uma das mais completas ferramentas pois consegue trabalhar dentro dela, planilhas, gráficos, relatórios, etc.

Sendo assim, em uma empresa, o Excel tem a função de organizar a rotina e as tarefas a serem feitas. Principalmente quando se refere ao financeiro.

Então por essa razão, fizemos este artigo para facilitar seu uso dentro de qualquer ambiente e torná-lo mais fácil de mexer.

Dicas Para Utilizar Excel

Um programa completo tem suas exigências. Portanto o Excel não é tão simples de usar, principalmente para quem está começando.

Existem muitos detalhes, muitos atalhos, que na maioria das vezes, não são conhecidos por todos.

Sendo assim, vamos às dicas básicas.

1. Transformar linhas em colunas

As vezes quando se abre alguma informação no programa ou copiamos algum dado contido de um arquivo, podemos perceber que as informações não parecem organizadas.

Existe uma maneira muito eficiente no Excel que faz a transposição de dados de linhas para colunas. Isso tudo, lógico, sem que você refaça tudo manualmente.

Vamos supor o seguinte:

Nome |  Idade  | Cidade

Marcia   30         Niterói

Pedro     43         RJ

Aline      22         Campinas

 

Neste exemplo, uma planilha com o cadastro de algumas pessoas foi feito e as informações foram juntadas em colunas de três. Caso você queira organizá-la em linha basta seguir essas etapas:

Selecione a tabela;

Copie;

Clique na prancheta de colar perto da aba de arquivos;

Utilize a opção “transpor”;

 

De modo automático, o Excel criará outra planilha só que dessa vez em linha. Então ela ficará assim:

Nome: Marcia | Pedro | Aline

Idade:      30     |    43    |   22

Cidade:  Niterói|   RJ   | Campinas

 

Para estabelecer a posição da tabela que será colada, basta selecionar a célula desejada antes de você colar. Assim, ficará viável a conversão de linhas para colunas e colunas para linhas.

2. Dicas para utilizar Excel com menu de atalhos

Se você faz uso do programa todos os dias, então percebe que existem recursos que são usados a todo momento.

Portanto, sabe que se tivesse uma maneira de automatizar esses recursos por meio de atalhos mais fáceis de acessar, isso seria uma vantagem na otimização do tempo.

O padrão do Excel é trazer os atalhos para o menu superior. Então, basta você ter acessar Arquivos> Opções> Barra de ferramentas de acesso rápido e então inserir os atalhos que você quer.

Quando acabar a operação clique em Ok e veja o resultado.

3. Identificação de informações duplicadas

Geralmente quando se tem uma lista muito grande com muitas informações, você tem que conferir se não há dados duplicados, certo?

Assim, uma das dicas para utilizar Excel de maneira prática é justamente fazer essa conferência de modo automático.

Basta que seja usado o recurso de formatação condicional. Para fazer isso, basta acessar a Página inicial>Formatação condicional> Realçar regras das células> Valores duplicados.

Depois é só escolher uma formatação para a célula selecionada e clicar em ok. De modo automático, o Excel informará qual informação está duplicada.

4. Dicas para utilizar Excel e formatação rápida

Para muitas pessoas que fazem uso diário do Excel sabem que talvez uma das partes mais trabalhosas do programa é a criação de tabelas.

No entanto, essa tarefa se torna simples em poucos passos. Basta que seja usado o recurso de estilo de célula para que isso aconteça.

Então, selecione a tabela que vai ser formatada e vá às opções:  Página inicial> Estilo de célula e  então, selecione a formatação que deseja.

Portanto uma das dicas para utilizar Excel e a formatação rápida é para quando você for formatar os títulos das tabelas, pois estes devem ser feitos de modo separado.

5. Seleção com um clique

A manipulação de dados pode se tornar uma tarefa complicada quando você tem muitas coisas para ser trabalhadas.

Uma das maiores dificuldades encontradas está na seleção de todas as células da planilha.

Poucas pessoas que fazem uso da ferramenta conhecem a opção de selecionar a planilha inteira com apenas um clique. Sendo assim, para você facilitar seu trabalho, clique no semi quadrado do lado esquerdo da planilha entre os números e as letras.

Quando você clica ali, pode selecionar toda sua tabela.

6. Atalhos

Em todo programa, o atalho é uma das melhores maneiras de transitar entre as funções. Sendo assim, alguns dos comandos que podem te ajudar são:

CTRL + O = nova pasta para trabalho

Atalho CTRL + T = seleção da planilha atual

CTRL + W = fecha a janela da pasta selecionada

Atalho CTRL + A = guia para novo arquivo

CTRL + Page down = Altera aba

Atalho CTRL + B =  salva

CTRL + N= negrito

Atalho CTRL + S= sublinhado

CTRL + B= itálico

Então, saber esses atalhos básicos te ajudará a ter uma produtividade mais eficiente. Portanto, conseguirá resultados em um tempo de trabalho menor.

7. Se especialize

Por fim, uma das últimas dicas para utilizar Excel, porém não menos importante é se especializar.

Existe uma variedade infinita de truques e atalhos referentes ao programa que apenas um curso de  Excel avançado pode te proporcionar.

A ferramenta do Excel é muito detalhada e recheada de opções para facilitar a vida de quem a usa.

No entanto, essas informações só são conhecidas a partir do momento que você estuda a plataforma e a utiliza.

Então, a importância de fazer um curso de  Excel avançado é fundamental para que você consiga ter mais agilidade e otimização do seu tempo e aproveite a plataforma em sua totalidade.

Conclusão

Vimos então algumas dicas para utilizar Excel e como você poderá otimizar melhor seu tempo e ter melhor desempenho com a ferramenta.

Sendo assim, com base nessas dicas você conseguirá se desenvolver melhor, por mais que elas não tenham nada de muito diferente.

Somente com o básico você conseguirá tirar bom proveito. No entanto, é fundamental que você estude principalmente a plataforma mais a fundo para saber todas suas propostas e ferramentas.

Nos diga então aqui nos comentários qual é sua maior dificuldade quando acessa o Excel e se essas dicas foram úteis.

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