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ERP: confira qual a utilidade de um e suas características
Organizar o fluxo de trabalho é uma tarefa essencial para o bom funcionamento de um espaço corporativo. O número de funcionários, diferentes departamentos e tarefas diárias podem tornar a produtividade um cálculo difícil, para isso existe o ERP.
Produtividade é um termo capaz de tirar o sono de qualquer empreendedor.
Pois, é componente vital para a sobrevivência de empresas e economias inteiras, transformá-la em métrica verificável para além da palavra abstrata é o modo de mantê-la em níveis seguros.
Muito se comenta entre as cadeiras de economia, em banner acadêmico, a importância da produtividade média crescente.
No entanto, esta parte da discussão pousa sobre números totais, que dizem respeito à atividade de todas as empresas de um mercado.
A abordagem administrativa utiliza uma lupa menor, porém, mais detalhista.
Gerar um crescimento contínuo da produtividade média dos colaboradores de um estabelecimento passa pela organização e delegação correta das funções a serem exercidas.
Entre as muitas técnicas de delegação e organização de metas diárias, o empreendedor preocupado em encontrar-se nesta função de gestor enfrenta ainda um problema sério: a organização correta das informações colhidas sobre os processos.
A comunicação é tão importante que recebe um segmento exclusivo da administração.
A proliferação de ruídos, informações desencontradas e duplicadas atrasa a tomada de decisões e reduz exponencialmente o controle sobre o que acontece na empresa.
O uso de diferentes métodos de produção e armazenamento de dados em cada departamento é uma questão recorrente para as médias empresas, que contam com múltiplos setores de atuação. Assim, a comunicação entre cada área fica comprometida.
Um mau gerenciamento da informação pode provocar prejuízos palpáveis para além de estratégias mal sucedidas e planos de ação mal implantados.
Descuidar da gerência de dados pode causar erros nos balanços contábeis e questões jurídicas inesperadas.
Para evitar o caos que se apodera de um ambiente organizacional em descontrole, gestores de todos os segmentos de mercado buscam ferramentas que auxiliem a integração e armazenamento de informações em tempo real. Neste cenário, destaca-se o ERP.
Entendendo o ERP
O ERP é um sistema de gestão do trabalho que funciona sob o formato de software, ou seja, por um conjunto de componentes lógicos que viabilizam a execução automática de uma ou mais tarefas.
Seu princípio é integrar a atividade de diferentes departamentos e automatizar a coleta de informações.
Em termos práticos, isso significa armazenar cada venda efetuada pelo setor de atendimento e cruzar os preços do item com o balanço contábil de receitas do mês.
Como um cabeamento estruturado de redes, o ERP constrói conexões robustas entre cada setor e transforma suas diversas abordagens em tabelas e planilhas atualizadas por segundo, eliminando ruídos de comunicação e enxugando tarefas da gestão.
A automatização aplicada à armazenagem de dados é de extrema importância para reduzir a taxa de erros em qualquer operação.
As tabelas que formam um ERP são completas e detalhadas, regidas por um suporte que permite a atualização de qualquer função.
O sistema ERP une modelos dos setores jurídico, logístico, de marketing, produção e RH de modo a permitir o cruzamento de dados e a criação de taxas que permitam a avaliação da qualidade.
Assim como taxas de leads, satisfação do cliente, taxas de devolução de entregas, entre outras.
Neste sistema é possível integrar interfaces que utilizam qualquer nível de automação, como um controle de acesso catraca, traduzindo-se para o empreendedor como uma redução de custos com fiscalização e gerência.
A implementação de um ERP, apesar de ser uma solução comum entre médias e grandes empresas, pode ser também um instrumento de grande valia para pequenas empresas, especialmente por seu aspecto de queda de despesas a longo prazo.
As pequenas empresas precisam lidar com grandes desafios que tocam o estabelecimento de sua marca, a criação de vantagens diante de concorrentes e a redução de gastos operacionais. Inserir o ERP no início desta jornada pode ser decisivo para o sucesso.
Implementando o ERP
Implementar o sistema ERP exige uma completa reestruturação do ambiente organizacional, proveniente do diagnóstico de aspectos que estejam dificultando a comunicação entre departamentos ou a coleta de dados em algum setor.
Este diagnóstico é realizado analisando os processos de toda a empresa, uma investigação anterior à inclusão do sistema, de modo a seguir à risca as etapas para uma boa implementação do ERP:
- Definir objetivos e correções necessárias;
- Ajustar projeto às necessidades;
- Executar a transferência de dados;
- Alinhar sistema à infraestrutura;
- Treinar colaboradores;
- Realizar testes;
- Programar revisões.
Cada etapa descrita acima deve ser planejada com antecedência em cada detalhe, com o objetivo de prevenir custos, evitar despesas adicionais e dispensáveis. Além de projetar um período de adaptação com início e fim.
O planejamento pode se valer de fichas e planilhas em um computador usado para inferir quais correções deseja aplicar com o novo sistema.
Nesta fase inicial são definidos quais os problemas operacionais, os custos a cortar e portanto, quais os objetivos do projeto.
Grande parte dos problemas reportados ao uso do ERP é o baixo aproveitamento de suas funções, causado pela má integração de atividades importantes.
Um bom gerenciamento de estoque, por exemplo, pode gerar contagens precisas da taxa média de consumo.
Integrar o gerenciamento de estoque por meio de um sistema ERP significa compartilhar a taxa média de consumo com o setor financeiro e de marketing, permitindo que estes realizem os ajustes necessários para aumentar receitas e reduzir despesas.
Outro empecilho à implantação em massa de sistemas automatizados de organização de processos é a incompatibilidade entre as necessidades da empresa e o software escolhido.
Muitos empreendimentos não sentem o impacto principal da implantação de um ERP que é o corte de despesas, recorrendo ainda aos velhos métodos e enfrentando quase os mesmos problemas. A causa disso está na má utilização do sistema.
O gestor deve conhecer os pormenores da ferramenta que deseja implementar, para que a integração seja completa e o software seja aproveitado ao máximo.
Um bom ERP pode desonerar, por meio da automatização, gastos com documentos e carimbo para empresa.
Além de despesas com arquivário, automatizar diversos processos reduz o gasto com novas contratações, tempos de espera e volume de insumos e estoque desperdiçado.
Os custos diretamente vinculados ao software também são reduzidos com a escolha do sistema correto.
Sistemas ERP desenvolvidos para pequenas empresas apresentam custos irrisórios em taxas mensais ou anuais acessíveis.
Apesar de sua abordagem voltada aos empreendimentos de pequeno porte, suas funcionalidades são extensas o bastante para aplicar-se em médias empresas.
A transição para um modelo mais avançado deve estar em conformidade com a dimensão da empresa.
As informações de cada departamento devem ser transferidas com idoneidade e precisão, incluindo fluxo de entrada e saída de estoques, fluxo de entrada e saída de notas fiscais, taxa de leads, cumprimento de atividades diárias da produção, marketing entre outros.
O acesso às cadeias de tarefas a serem cumpridas deve estar presente em cada sala privativa de todos os departamentos da empresa.
As informações devem ser conferidas e assegurada sua veracidade periodicamente.
Os colaboradores recebem novos treinamentos que os auxiliem a manipular as ferramentas do ERP, viabilizando o armazenamento de atualizações no momento em que elas acontecem. Como um procedimento da gestão de pessoas, o ERP pode auxiliar esta tarefa.
O treinamento de colaboradores pode contar com uma simples apostila impressa com a tecnologia usada para impressão cartões de visita, contendo um texto simples e direto, explicando didaticamente as novas funcionalidades.
Desta forma, inclui-se o sistema na rotina dos processos da empresa.
Aplicação cotidiana dos sistemas ERP
O sistema ERP se destaca por sua flexibilidade e capacidade de ser adaptado a qualquer rotina corporativa.
Seu poder de automatizar tarefas se estende a diversos níveis de produção, anúncio, transporte e atendimento:
- Automatização de notas fiscais, dispensando impressão;
- Preenchimento de balanços contábeis e demonstrativos financeiros;
- Exibição rotativa de produção diária e mensal;
- Fluxo de estoque;
- Atendimento: volume de vendas, revendas e devoluções.
O ERP permite a modificação de seu código fonte por meio de ferramentas de configuração inseridas no software.
O auxílio de um desenvolvedor de front ou back-end transforma o sistema em um equipamento vitalício, aplicável para qualquer ambiente organizacional.
O uso de um sistema ERP pode ser aplicado para a confecção de itens planejados pelo marketing digital, como a distribuição de folder promocional em ambiente online, por meio de estratégias como e-mail marketing.
Conclusão
Os sistemas ERP são uma iniciativa em prol do aumento de produtividade das empresas, apresentando resultados importantes para a solidificação de uma marca e de um mercado em determinadas regiões.
Aplicável no mundo inteiro, trata-se de uma ferramenta versátil e acessível, equilibrando a disputa de produtos e serviços entre os consumidores.
Pequenas empresas possuem a chance de incorporar automação em diversos níveis a custos baixos.
Responsável pelo aumento de produtividade e queda de custos com pessoal, transporte, ferramentas de TI e outras onerações que dificultam a atividade econômica, os sistemas ERP são indispensáveis para o desenvolvimento das sociedades contemporâneas.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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